在财务工作中，处理发票是一项常见且重要的任务，有时候会遇到一些特殊情况，比如上个月开具的发票由于各种原因需要退回，当上月开的发票退回来时，我们应该如何正确处理呢？本文将为您详细解答这一问题。

理解发票退回的原因

我们需要明确发票退回的具体原因,常见的原因包括：

1. 客户信息有误：客户名称、税号等关键信息填写错误,导致发票无法正常使用。
2. 商品或服务变更：实际交易的商品或服务与开具的发票内容不符,需要进行更正。
3. 税务政策调整：根据最新的税务政策,需要对已开具的发票进行相应的调整。
4. 其他特殊原因：如客户要求退货退款等,导致原发票需要作废或红冲。

发票退回的处理步骤

一旦收到上月开具的发票退回请求,我们应按照以下步骤进行处理：

1. 确认退回信息：仔细核对退回的发票信息，确保无误,与客户确认退回原因及具体要求。
2. 开具红字发票：根据《中华人民共和国增值税暂行条例》及其实施细则的规定，对于需要作废或红冲的发票，应开具红字发票进行冲销，具体操作步骤如下：
   • 填写红字发票申请表：向主管税务机关申请开具红字发票,并提交相关证明材料。
   • 审核通过后开具红字发票：待税务机关审核通过后，使用开票软件开具红字发票，并将原发票联、抵扣联和记账联一并作为附件附在红字发票存根联后面。
3. 重新开具正确发票：根据实际交易情况，重新为客户开具正确的发票，注意检查发票抬头、税号、商品或服务名称等信息是否准确无误。
4. 账务处理：将红字发票和重新开具的蓝字发票分别进行账务处理，对于红字发票，应借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目；对于蓝字发票,则做相反的会计分录。
5. 归档保存：将退回的发票、红字发票和重新开具的蓝字发票以及相关的审批文件等资料妥善归档保存备查。

注意事项

• 及时沟通：在处理发票退回的过程中，应及时与客户保持沟通，了解其具体需求和要求,避免因信息不对称导致的误解或纠纷。
• 遵循法规：严格按照国家相关法律法规和税务政策的要求进行操作,确保发票处理的合法性和合规性。
• 谨慎操作：在使用开票软件开具红字发票时，要仔细核对各项数据信息，确保准确无误,要注意保护客户的隐私信息和商业秘密。
• 定期自查：定期对发票管理情况进行自查自纠，发现问题及时整改完善,提高发票管理水平和服务质量。

当上月开的发票退回来时，我们应保持冷静、细心处理每一个环节的工作，确保发票处理的准确性和合法性，也要不断学习和掌握新的税务知识和政策动态，以更好地服务于企业和客户的发展需求,希望本文能为您提供有价值的参考和帮助！